Charte sous-traitance : les pièces obligatoires à communiquer au donneur d'ordre

7 juin 2026

Charte sous-traitance : les pièces obligatoires à communiquer au donneur d'ordre

Pourquoi une charte séparée du contrat

Le contrat juridique fait dix à quinze pages. Le comptable du sous-traitant ne le lit pas. Le conducteur de travaux côté prestataire cherche une checklist actionnable. La charte résume : pièces exigées, fréquence, format PDF, adresse de dépôt, contact interne en cas de question.

Le contrat-cadre engage juridiquement le prestataire. La charte sous-traitance, elle, explique concrètement quoi envoyer, où et avant quelle date. En PME, cette charte d'une page fait la différence entre un registre alimenté en quinze jours et des relances sans fin adressées au mauvais interlocuteur. Le responsable Achats ou QSE la diffuse à chaque prestataire actif lors du lancement du registre conformité.

Elle complète la clause sociale L.8222-1 sans la remplacer. En cas de litige, le contrat prime ; au quotidien, la charte pilote le comportement.

Contenu obligatoire de la charte

Identité du donneur d'ordre. Raison sociale, SIREN, contact conformité prestataires (mail générique, pas le portable du conducteur).

Périmètre. Toute prestation supérieure à 5 000 euros HT cumulés sur douze mois, toute intervention avec personnel sur site, toute sous-traitance en cascade.

Liste des pièces. Attestation de vigilance URSSAF (semestrielle), liste nominative des salariés étrangers si applicable, déclaration des sous-traitants de rang 2 avec leurs SIREN et attestations, copie Kbis ou extrait D1 en substitution si l'URSSAF ne délivre pas l'attestation.

Calendrier. Avant premier démarrage sur site ; renouvellement quinze jours avant expiration ; mise à jour sous quarante-huit heures en cas de changement de SIREN ou de sous-traitant.

Canal unique. Une seule adresse mail, un seul portail ou un seul lien de dépôt. Multiplier les canaux multiplie les versions perdues.

Conséquences. Rappel que l'absence de pièce peut entraîner suspension de bon de commande, refus de badge ou blocage de facture, conformément au contrat-cadre.

Rédiger pour un lecteur non juriste

Phrases courtes. Pas de renvoi à « les articles susvisés ». Un tableau visuel en bas de page :

Pièce	Quand	Format
Attestation vigilance URSSAF	Avant démarrage + tous les 6 mois	PDF officiel URSSAF
Liste salariés étrangers	Avant chaque intervention	Modèle fourni annexe
Déclaration sous-traitants rang 2	Avant toute sous-traitance	Formulaire annexe

Ajoutez une capture d'écran commentée du téléchargement attestation sur net-entreprises.fr. Les TPE de second rang ont souvent besoin de ce guide visuel.

Variante BTP et variante services

BTP / industrie site : insister sur la liste des salariés affectés au chantier, l'obligation de déclarer l'intérimaire si le prestataire en mandate un, l'interdiction de faire intervenir un sous-traitant non déclaré.

Services / intellectuel : insister sur la déclaration de non-sous-traitance signée si applicable, ou la liste des freelances mandatés avec leurs SIREN.

Deux versions d'une page valent mieux qu'une version fourre-tout incompréhensible.

Processus de diffusion et accusé de réception

Lors du lancement registre, envoyez la charte par mail au contact opérationnel identifié en cartographie, en copie au signataire du contrat-cadre. Demandez un accusé de réception par retour mail ou case cochée sur le portail fournisseur. Archivez l'accusé dans le dossier fournisseur ERP.

Les nouveaux prestataires reçoivent la charte à la signature du contrat-cadre, avant le premier bon de commande. Aucun ordre de service ne part sans charte envoyée.

Ce que la charte ne doit pas promettre

Ne promettez pas que le donneur d'ordre valide la régularité sociale du prestataire (« nous certifions votre conformité »). Vous collectez et vérifiez des pièces ; la responsabilité légale reste partagée selon L.8222-1 et L.8222-2.

Ne promettez pas de délais de paiement accélérés en échange d'une attestation. Le lien attestation / paiement existe comme levier de suspension, pas comme contrepartie commerciale opaque.

Mesurer l'efficacité de la charte

Indicateur simple : délai médian entre première sollicitation et réception d'une attestation complète. Avant charte, les PME observent souvent 18 à 25 jours. Après charte et canal unique, l'objectif est 10 à 14 jours.

Un second indicateur : taux de pièces incomplètes à la première réception (mauvais SIREN, scan illisible, attestation fiscale au lieu de vigilance). Si ce taux dépasse 30 %, enrichissez la charte d'une FAQ d'une demi-page.

Former les équipes internes à la charte

Les conducteurs de travaux doivent connaître la charte autant que les prestataires. S'ils contournent le canal unique en acceptant des attestations par SMS ou WhatsApp, le registre perd sa traçabilité. La formation terrain de 45 minutes intègre un module « charte et canal unique ».

Livrable à emporter

Charte sous-traitance - 1 page prestataire (modèle)

[RAISON SOCIALE DONNEUR D'ORDRE] - Charte conformité prestataires

*Version 1.0 - [Date]*

Objet. Cette charte précise les documents que chaque prestataire et sous-traitant doit transmettre au Donneur d'ordre au titre de l'article L.8222-1 du Code du travail (lutte contre le travail dissimulé).

Qui est concerné ? Toute entreprise ou travailleur indépendant réalisant pour nous une prestation de plus de 5 000 € HT par an, affectant du personnel sur nos sites, ou sous-traitant tout ou partie d'une prestation nous étant destinée.

Documents à fournir

Attestation de vigilance URSSAF (document officiel avec code de sécurité) : avant toute intervention, puis tous les 6 mois, au plus tard 15 jours avant expiration.
Liste nominative des salariés étrangers affectés à notre site (modèle annexe A) : avant chaque intervention concernée.
Déclaration des sous-traitants de rang 2 (SIREN, raison sociale, attestations) : avant toute sous-traitance, avec notre accord écrit préalable.

Comment transmettre ? Uniquement via : [conformite-prestataires@votredomaine.fr] ou [lien portail]. Format PDF, nom de fichier : `SIREN_RaisonSociale_AAAA-MM-JJ.pdf`.

Contact questions : [Nom], [téléphone], [mail].

En l'absence de documents à jour, le Donneur d'ordre pourra suspendre les ordres de service et le traitement des factures, conformément à votre contrat-cadre.

Accusé de réception (à retourner par mail) : « Nous avons pris connaissance de la charte conformité prestataires version 1.0 et désignons [nom, mail] comme interlocuteur documentaire. »

*Annexe A : modèle liste salariés étrangers (à joindre sur demande).*