Importer les premiers SIREN dans le registre conformité : checklist opérationnelle

Importer les premiers SIREN dans le registre conformité : checklist opérationnelle

Prérequis avant tout import

Ne lancez pas l'import sans ces cinq éléments. Grille cartographie signée DAF (version datée). Propriétaire registre nommé et formé à l'outil. Grille des feux tricolores paramétrée dans le registre. Canal de relance prêt (mail type, portail). Sauvegarde export ERP conservée pour rollback mental si besoin.

La cartographie est validée, le RACI signé, l'outil registre est paramétré. Reste l'import des premiers SIREN : étape technique qui concentre 80 % des erreurs de lancement. SIREN mal formatés, doublons masqués, dates européennes converties en américaines par Excel, contacts manquants : chaque erreur d'import se paie en heures de correction terrain. Cette checklist guide le propriétaire registre de l'export cartographie jusqu'à la validation post-import.

Importez d'abord en environnement test ou sur un lot pilote de dix lignes si votre outil le permet. Un import massif de 120 lignes erronées pollue le registre et décrédibilise le dispositif auprès des conducteurs.

Structure du fichier d'import

Format recommandé : CSV UTF-8, séparateur point-virgule (compatibilité Excel français). Une ligne = une entrée registre (relation SIREN × site × lot).

Ne importez pas les attestations PDF dans le CSV. Les pièces arrivent après import via le canal documentaire.

Contrôles qualité pré-import (obligatoires)

Contrôle 1 - SIREN. Longueur neuf caractères. Pas d'espaces. Les SIREN commençant par zéro doivent conserver le zéro (formater la colonne en texte dans Excel avant export).

Contrôle 2 - Doublons. Aucun doublon sur la clé siren + site_code + lot. Les doublons fusionnent ou se suppriment avant import.

Contrôle 3 - Emails. Format valide, pas de mail personnel conducteur en contact principal. Préférez une adresse générique prestataire (compta@, admin@).

Contrôle 4 - Cohérence rang 2. Chaque ligne st2 possède un siren_titulaire existant dans le fichier ou déjà en registre.

Contrôle 5 - Statut initial honnête. Par défaut, toutes les lignes nouvelles sans attestation contrôlée sont rouge. Ne importez pas en vert par optimisme.

Contrôle 6 - Montants. Vérifier que Excel n'a pas converti les SIREN en notation scientifique (classique sur les SIREN commençant par zéro).

Séquence d'import recommandée

Étape 1. Export cartographie vers CSV selon structure ci-dessus.

Étape 2. Passage des six contrôles qualité avec case à cocher (voir livrable).

Étape 3. Import lot pilote 10 lignes vague A. Vérification affichage registre : feux, contacts, filtres par site.

Étape 4. Correction mapping colonnes si l'outil utilise des noms différents.

Étape 5. Import vague A complète.

Étape 6. Import vague B.

Étape 7. Rapport post-import : nombre lignes créées, erreurs rejetées, liste des rejets à corriger.

Étape 8. Première campagne de sollicitation attestations sur toutes les lignes rouges importées, même jour.

Gérer les rejets et anomalies

L'outil peut rejeter une ligne pour SIREN invalide côté base INSEE. Vérifiez le SIREN sur societe.com. Si la société est en liquidation, créez quand même la ligne en rouge avec commentaire « liquidation » pour tracer l'historique d'affaire.

Si un prestataire apparaît sous deux raisons sociales pour un même SIREN, une seule ligne registre, raison sociale = dénomination Kbis.

Les lignes « clôturées » de la cartographie ne s'importent pas. L'historique affaires clôturées peut être importé en statut archivé si l'outil le distingue ; sinon, conservez l'export cartographie en GED séparée.

Après import : ne pas attendre les verts

L'import n'est pas la fin du lancement. C'est le début des relances. Chaque ligne rouge reçoit le mail type charte avec délai de réponse quinze jours. Le propriétaire registre trace la date de sollicitation dans le registre le jour même de l'import.

Objectif J+7 post-import : 100 % des lignes rouges sollicitées au moins une fois. Objectif J+21 : 70 % couverture vert ou orange avec relance tracée.

Éviter la double saisie ERP / registre

L'import initial synchronise le panel. Ensuite, toute création fournisseur ERP déclenche une procédure miroir : ouverture ligne registre sous quarante-huit heures. Toute clôture fournisseur ERP clôture la ligne registre. Sans cette règle, l'écart grille / registre repart sous six semaines.

Si votre ERP possède un champ « date fin validité attestation », alimentez-le depuis le registre après chaque validation, pas l'inverse.

Rollback et versionnage

Conservez le CSV importé daté dans un dossier « registre / imports / AAAA-MM-JJ_vagueA.csv ». En cas de corruption, vous réimportez après correction sans reconstituer depuis la mémoire des conducteurs.

Ne supprimez jamais en masse sans export préalable. Certaines juridictions contentieuses valorisent l'historique des sollicitations même sur affaires closes.

Livrable à emporter

Checklist import SIREN - Registre conformité

Avant import

• [ ] Grille cartographie signée DAF (date : _______)
• [ ] Fichier CSV UTF-8, séparateur `;`, colonnes conformes au modèle
• [ ] Contrôle SIREN 9 chiffres, zéros préservés (colonne format texte)
• [ ] Zéro doublon siren + site + lot
• [ ] 100 % lignes actives avec contact_email valide
• [ ] Lignes st2 avec siren_titulaire renseigné
• [ ] statut_initial = rouge sauf attestation déjà contrôlée
• [ ] Lot pilote 10 lignes testé et validé
• [ ] Grille feux tricolores paramétrée dans l'outil

Pendant import

• [ ] Import vague A (prestataires critiques) : ______ lignes
• [ ] Import vague B : ______ lignes
• [ ] Rapport rejets consulté : ______ rejets corrigés

Après import (J0 à J+7)

• [ ] Sollicitation attestations envoyée à 100 % des rouges (date : _______)
• [ ] Conducteurs informés : pas de démarrage nouveau prestataire hors registre
• [ ] ERP : champ fournisseur lié au registre si applicable
• [ ] Export snapshot registre archivé
• [ ] Revue hebdo rouges planifiée (jour : _______)

Responsable import : _________________________ Validation DAF : _________________________

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