Matrice RACI conformité prestataires en groupe : qui fait quoi sur le registre L.8222-1

4 août 2026

Matrice RACI conformité prestataires en groupe : qui fait quoi sur le registre L.8222-1

Principes avant de remplir la grille

Un seul A (Accountable) par activité. Deux responsables finaux, c'est zéro responsable. Le propriétaire registre filiale est Accountable de la couverture locale. Le DAF groupe est Accountable de la consolidation et de l'audit transverse, pas de chaque validation PDF.

Le R (Responsible) exécute. L'acheteur projet qui ouvre la ligne prestataire, le conducteur qui refuse l'accès sans feu vert, le référent QSE qui contrôle le code : ce sont des R.

C et I évitent les silos. Juridique est Consulté sur les clauses contractuelles. IT est Consulté sur le blocage ERP. La direction de site est Informée des lignes rouges sur son périmètre.

Dans un groupe multi-sites, le registre L.8222-1 échoue rarement par manque d'outil. Il échoue parce que personne ne sait qui relance le prestataire, qui vérifie le code sécurité, qui bloque le badge, et qui répond à l'URSSAF quand la lettre arrive. La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) transforme la gouvernance groupe en fiches de poste actionnables. Sans elle, le DAF consolide des chiffres que personne n'a produits, et les sites invoquent le contrat cadre national pour justifier un PDF expiré.

Ne confondez pas Accountable et sponsor COMEX. Le sponsor arbitre le budget et les priorités. L'Accountable opérationnel tient le registre au quotidien.

Activités à couvrir obligatoirement

Listez quinze à vingt activités, pas plus, sinon la matrice devient illisible :

Définir la politique vigilance groupe
Choisir et déployer l'outil registre
Créer une ligne prestataire (SIREN, contact, site)
Demander l'attestation de vigilance
Vérifier le code sécurité URSSAF
Valider le feu vert (autorisation intervention)
Relancer à J-30 et J-7
Gérer le sous-traitant de rang 2
Bloquer badge / accès site sans conformité
Bloquer bon de commande ERP sans conformité
Consolider les KPI mensuels filiale
Consolider les KPI mensuels groupe
Animer la revue mensuelle DAF filiales
Présenter au COMEX
Réaliser l'audit interne échantillon
Répondre à une mise en demeure URSSAF
Archiver fin d'affaire / fin de contrat
Former les nouveaux acheteurs et conducteurs

Chaque ligne du registre doit pouvoir être rattachée à un R et un A identifiés. Si l'activité 6 n'a pas de R nommé sur un site, le trou apparaîtra au prochain contrôle.

Répartition type siège / filiale / site

Siège (holding) : Accountable sur politique, choix outil, consolidation groupe, audit transverse, relation URSSAF corporate. Responsible sur rédaction directive, formation référents, export data room M&A.

Filiale : Accountable sur couverture locale et registre opérationnel. Responsible sur relances, validation code, escalade vers prestataire, reporting mensuel au DAF groupe.

Site / chantier : Responsible sur saisie entrée prestataire, constat d'intervention, refus d'accès, remontée rang 2. Accountable : souvent le responsable de site ou le chef de projet, selon votre organigramme.

Achats groupe : Consulté sur contrats cadres et panel corporate. Responsible sur qualification initiale au niveau groupe, mais pas sur la pièce valide à la date d'intervention locale.

Juridique : Consulté sur clauses L.8222-1 et contentieux. Informed sur KPI mensuels.

IT / ERP : Consulté sur champs conformité et workflows blocage. Responsible sur mise en production technique une fois le cahier des charges validé.

Erreurs fréquentes à corriger

Le comptable externe en Responsible sur tout. L'expert-comptable ou le DAF externalisé peut être Consulté ou Responsible sur la revue KPI, pas sur le blocage badge. La vigilance incombe au donneur d'ordre, pas au cabinet.

Le siège Accountable sur la validation PDF locale. La holding ne peut pas valider à la place de la filiale sans prendre le risque contentieux. Elle audite, elle ne substitue pas.

Deux filiales avec le même prestataire, deux R qui ne se parlent pas. Prévoyez un R « référent panel groupe » Consulté quand le SIREN existe déjà sur une autre filiale, pour éviter les demandes contradictoires.

Pas de suppléant nommé. Congés, turnover : sans suppléant identifié dans la RACI, les relances s'arrêtent.

Faire adopter la matrice

Présentez la RACI en comité Achats groupe, pas par mail noyé dans une procédure de 40 pages. 45 minutes suffisent : une ligne controversée (blocage ERP, rang 2), arbitrage DG si besoin, signature du responsable RH pour les formations obligatoires.

Intégrez la RACI en annexe de la directive groupe. Lors de l'onboarding d'un nouvel acheteur, la check-list J1 inclut : « Lire ma ligne RACI activités 3, 6, 9 ».

Revoyez la matrice tous les 12 mois ou après une réorganisation (fusion de filiales, externalisation Achats).

Lien avec les autres piliers du programme

La RACI alimente l'ordre du jour du comité Achats, le cadrage DAF externalisé et les specs intégration ERP. Une seule version de vérité, trois usages.

Livrable à emporter

Matrice RACI conformité prestataires (modèle à compléter)

Légende : R = Responsible (exécute) · A = Accountable (rend des comptes) · C = Consulted · I = Informed · N/A = hors périmètre

Activité	DG / COMEX	DAF groupe	Achats groupe	DAF filiale	Propriétaire registre filiale	Responsable site	Juridique	IT / ERP	Prestataire
Politique vigilance groupe	A	R	C	I	I	I	C	I	N/A
Choix outil registre	I	A	C	C	C	N/A	N/A	C	N/A
Créer ligne prestataire	N/A	I	C	I	A	R	N/A	N/A	I
Demander attestation	N/A	N/A	N/A	I	A	R	N/A	N/A	R
Vérifier code sécurité	N/A	N/A	N/A	C	A	R	N/A	N/A	I
Valider feu vert intervention	N/A	N/A	N/A	I	A	R	N/A	N/A	I
Relances J-30 / J-7	N/A	N/A	N/A	I	A	R	N/A	N/A	R
Sous-traitant rang 2	N/A	N/A	C	I	A	R	C	N/A	R
Blocage badge / accès	N/A	N/A	N/A	I	A	R	N/A	C	I
Blocage bon de commande ERP	N/A	N/A	C	I	A	C	N/A	R	I
KPI mensuel filiale	N/A	I	I	A	R	C	N/A	N/A	N/A
KPI mensuel groupe	I	A	C	R	C	N/A	N/A	N/A	N/A
Revue mensuelle DAF filiales	N/A	A	C	R	R	N/A	N/A	N/A	N/A
Présentation COMEX	A	R	I	C	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Audit interne échantillon	I	A	C	R	R	C	C	N/A	N/A
Mise en demeure URSSAF	I	A	C	R	C	N/A	R	N/A	N/A
Archivage fin affaire	N/A	C	N/A	A	R	R	C	N/A	N/A
Formation nouveaux entrants	N/A	A	R	R	R	R	N/A	N/A	N/A

Bloc signature (à imprimer ou intégrer à la directive groupe) :

Rôle	Nom	Signature	Date
Sponsor COMEX (DAF groupe)
Directeur Achats groupe
Représentant filiale pilote
Représentant IT / ERP

Règles d'escalade (à coller sous la matrice) :

Ligne rouge > 7 jours : propriétaire registre informe DAF filiale (I → action R).
Ligne rouge > 15 jours : DAF filiale escalade au responsable site + copie DAF groupe.
Filiale sous seuil KPI deux mois consécutifs : revue dédiée comité Achats, plan 30 jours obligatoire.
Mise en demeure URSSAF : Juridique Accountable sur la réponse, DAF groupe coordonne.

Dupliquez ce tableau dans votre outil collaboratif. Complétez les noms, supprimez les colonnes inutiles selon votre taille, et verrouillez la version (ex. RACI-REGISTRE-v1.0-2026).