Migration registre prestataires : planning opérationnel sur quatre semaines

23 juillet 2026

Migration registre prestataires : planning opérationnel sur quatre semaines

Prérequis avant semaine 1

Avant de lancer le compteur, validez en comité restreint DAF + Achats + IT :

Outil cible choisi (grille critères logiciel signée)
Propriétaire registre nommé
Budget temps référent : environ 0,3 ETP sur quatre semaines
Liste des ambassadeurs site identifiée
Date de gel Excel/SharePoint URSSAF communiquée

Un planning serré mais réaliste

Migrer un registre de vigilance URSSAF depuis Excel ou SharePoint en quatre semaines est faisable pour une PME de cinquante à cent prestataires actifs sur un ou deux sites, à condition de nommer un chef de projet côté métier (pas seulement IT) et de geler l'ancien support dès la semaine 1. Au-delà de cinq sites ou de deux cents prestataires, étirez à huit ou douze semaines en conservant la même logique de phases.

Ce planning complète le guide migrer d'Excel ou SharePoint avec un Gantt opérationnel : qui fait quoi, quelles dépendances, quels critères de sortie avant de passer à la phase suivante.

Sans ces prérequis, le planning dérape dès J3.

Semaine 1 : Cadrage et inventaire

Objectif : connaître exactement ce qui migre.

Jour	Tâche	Responsable	Livrable
L	Kick-off migration ; publication mail gel dépôts	Chef projet DAF	Mail + PV kick-off
M	Export Excel + listing PDF SharePoint	Réf. conformité	Fichier inventaire brut
M	Détection doublons SIREN	Réf. conformité	Liste prioritaire
J	Normalisation raisons sociales / SIREN Kbis	Achats + compta	Colonne SIREN validée
V	Validation inventaire ; estimation lignes actives	DAF	Inventaire signé fin S1

Critère de sortie S1 : 100 % des prestataires actifs identifiés ; date de gel effective ; procédure dédoublonnage lancée.

Risque S1 : sous-estimer les PDF sans date. Prévoyez une colonne « orange à migration » dès l'inventaire.

Semaine 2 : Import et métadonnées

Objectif : toutes les fiches actives existent dans le registre cible avec métadonnées minimales.

Jour	Tâche	Responsable	Livrable
L	Import panel (CSV selon champs obligatoires)	Réf. + éditeur outil	Panel importé
M-M	Import PDF actifs ; archivage obsolètes	Réf. conformité	1 PDF actif / SIREN
J	Saisie dates manquantes ; classement orange	Réf. conformité	Taux orange documenté
V	Contrôle 0 doublon SIREN actif	DAF	Rapport qualité données

Critère de sortie S2 : aucun prestataire actif absent du registre ; champs obligatoires renseignés ou flag orange explicite.

Risque S2 : import massif sans contrôle qualité. Tirez 10 % des fiches au sort pour revue manuelle.

Semaine 3 : Relances, tests, ERP

Objectif : le registre fonctionne en conditions réelles avant bascule officielle.

Jour	Tâche	Responsable	Livrable
L	Campagne relance prestataires orange/rouge	Réf. + Achats	Log relances
M	Tests scénarios (nouveau, expiration, rang 2)	Réf. + IT	PV tests 5 scénarios
M	Test export chronologie contentieux (SIREN tiré au sort)	Juridique social	Export validé
J	Paramétrage lien ERP / champ conformité si prévu	IT	Spec intégration
V	Activation journal validation ; formation référents (2 h)	Éditeur + DAF	Feuille émargement

Critère de sortie S3 : cinq scénarios validés ; juridique social donne go ; relances automatiques actives.

Risque S3 : tests uniquement IT sans métier. Un conducteur doit valider le parcours dépôt prestataire.

Semaine 4 : Bascule et stabilisation

Objectif : l'ancien support n'est plus source d'écriture ; les équipes sont formées.

Jour	Tâche	Responsable	Livrable
L	Communication interne bascule (plan Achats)	DAF + ambassadeurs	Mail + FAQ
M	Coupure écriture Excel/SharePoint URSSAF	IT	Droits lecture seule
M	Support renforcé (créneau Teams quotidien)	Réf. conformité	Log questions
J	Premier KPI couverture post-bascule	DAF	Dashboard J+3
V	Rétro semaine 4 ; plan J+30 et J+90	Chef projet	CR + actions

Critère de sortie S4 : zéro nouveau dépôt sur ancien support ; KPI publié ; procédure groupe mise à jour.

Gantt simplifié (vue direction)

``` Semaine S1 S2 S3 S4

Inventaire ████████ Dédoublonn. ██████ Import ████████████ Métadonnées ██████████ Relances ██████ Tests ████████ Formation ████ Bascule ██████ Stabilisation ████████ → J+90 ```

Les barres S1-S2 peuvent chevaucher légèrement si deux référents travaillent en parallèle sur inventaire et import pilote (10 fiches).

Dépendances critiques

Import (S2) bloqué si inventaire S1 non signé
Tests (S3) bloqués si doublons SIREN non résolus
Bascule (S4) bloquée si juridique n'a pas validé l'export contentieux test

Intégration ERP peut être phase 2 (S5-S6) si non critique au jour J

Adaptation multi-sites

Ajoutez une semaine par tranche de trois sites supplémentaires pour la formation et la consolidation. Le Gantt reste identique en logique ; seules les barres « Formation » et « Stabilisation » s'allongent.

Revues post-migration

J+30 : taux couverture, top 10 prestataires rouges, retours terrain
J+90 : audit complet, décision suppression écriture définitive SharePoint, ajustement procédures

Le coût caché Excel sert de baseline pour mesurer le gain temps à J+90.

Livrable à emporter

Gantt migration registre (4 semaines)

ID	Tâche	S1	S2	S3	S4	Resp.	Dépend.	Critère sortie
1	Kick-off + gel dépôts	██				DAF	aucune	Mail gel envoyé
2	Inventaire + doublons	██				Réf.	1	Inventaire signé
3	Import panel + PDF		██			Réf.	2	100 % actifs importés
4	Métadonnées / orange		██			Réf.	3	Champs oblig. OK
5	Relances orange/rouge			██		Réf.	4	Campagne lancée
6	Tests 5 scénarios			██		Réf.+IT	4	PV juridique OK
7	Formation référents			██		DAF	6	Émargement
8	Com interne + bascule				██	DAF	6,7	Écriture ancien OFF
9	KPI J+3 / support				██	DAF	8	Dashboard publié
10	Rétro + plan J+90				██	Chef proj.	9	CR actions

Jalon direction : Go/No-Go bascule fin S3 (réunion 30 min, participants DAF, Achats, juridique).