Former les référents site à la collecte de pièces prestataires

Former les référents site à la collecte de pièces prestataires

Qui doit suivre la formation

Référent site désigné (QSE terrain, adjoint conducteur, coordinateur sous-traitance).

Suppléant obligatoire (même session ou replay 15 min).

Conducteur pilote (présent au moins le module relance mobile).

Optionnel : acheteur panel (15 min en fin de session pour aligner escalades).

Le référent site est le maillon humain entre le registre L.8222-1 au siège et le conducteur de travaux sur le parking. Sans formation structurée, il devient soit un simple transmetteur de mails, soit un goulot d'étranglement qui rappelle tout le monde au téléphone sans trace. Quarante-cinq minutes suffisent pour ancrer les gestes essentiels : envoyer le lien, relancer, lire le feu tricolore, refuser un PDF illisible avec le bon message, escalader au DAF quand la ligne dépasse les seuils. Cette session s'inscrit en semaine 2 du plan adoption 4 semaines et se répète à chaque rotation de référent ou arrivée d'un nouveau chantier.

Le DAF n'anime pas la session opérationnelle : c'est l'Achats ou un référent formé lors du pilote précédent.

Objectifs pédagogiques (fin de session)

À l'issue des 45 minutes, le référent doit pouvoir, sans aide :

1. Filtrer le panel de son chantier et expliquer vert / orange / rouge.
2. Envoyer ou renvoyer un lien de dépôt à un prestataire.
3. Déclencher une relance standard et noter un appel téléphonique.
4. Interpréter un refus qualité et guider une nouvelle photo.

1. Ouvrir une escalade Achats ou DAF selon la matrice définie.

Déroulé session 45 minutes

Module 1 : Contexte légal en 5 min (pas un cours de droit)

Animateur : pourquoi le donneur d'ordre est responsable de la vigilance (L.8222-1), ce qu'est une attestation de vigilance URSSAF, validité six mois, conséquence solidarité en cas de défaut de preuve.

Support : une slide ou une fiche A4, pas de jurisprudence détaillée.

Message clé : « Notre registre prouve qu'on a demandé, relancé et vérifié. Votre rôle est de faire vivre cette trace sur le terrain. »

Module 2 : Parcours lien magique et dépôt (10 min)

Démo live sur téléphone et PC :

• Réception mail prestataire (aperçu).
• Clic lien, écran dépôt, choix fichier.
• Accusé réception côté registre.

Exercice : chaque participant envoie un lien test à son propre mail et simule un dépôt (fichier factice fourni par Achats).

Piège expliqué : ne pas confondre attestation vigilance et attestation régularité fiscale.

Module 3 : Feu tricolore et lecture ligne prestataire (8 min)

Montrer une ligne réelle (SIREN anonymisé) : historique dépôts, relances, notes.

Module 4 : Relance et appel (10 min)

Reprise du parcours relance 3 minutes adapté référent :

• Bouton relance.
• Script appel 2 min.
• Note obligatoire après appel.

Jeu de rôle : binômes, l'un joue le prestataire qui « ne trouve pas le mail », l'autre guide.

Module 5 : Qualité PDF mobile (7 min)

Revue des critères photo : affiche chantier, messages refus, troisième refus = appel accompagnement.

Montrer un exemple accepté vs refusé (photos projetées ou papier).

Module 6 : Escalade DAF et Achats (5 min)

Matrice à afficher près du bureau de chantier :

Le référent n'envoie pas un mail libre au DAF : il ouvre un ticket ou un statut « escalade » dans le registre pour garder la trace.

Supports à remettre en fin de session

• Fiche RACI chantier (conducteur / référent / Achats / DAF).
• Script accompagnement 10 min.
• Numéros utiles (référent Achats, astreinte, support outil).

• Lien enregistrement vidéo 5 min « relance mobile » pour les remplaçants.

Évaluation rapide (3 questions, 5 min)

1. Quelle couleur déclenche une relance sous 3 jours ?
2. Où noter un appel téléphonique ?
3. À qui escalader une ligne rouge de 20 jours sur un lot en cours ?

Seuil validation : 3/3. Sinon, accompagnement terrain 30 min la semaine suivante.

Erreurs fréquentes post-formation

Tout faire par téléphone sans trace : le référent devient héros invisible, l'audit échoue.

Valider manuellement un vert sans contrôle code sécurité quand la procédure impose validation Achats.

Accepter les PDF par mail « pour dépanner » après semaine 3 sans dérogation DAF.

Former une seule personne sans suppléant : les congés cassent le dispositif.

Réentraînement

Tous les 6 mois ou à chaque renouvellement massif d'attestations : rappel 20 min en réunion chantier (pas une nouvelle session complète sauf turnover total).

Livrable à emporter

Support formation 45 min (animateur + participant)

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Fiche animateur : timing et matériel

Checklist avant session

• [ ] Comptes test ou accès registre chantier pilote
• [ ] Fichier PDF test (bon) + photo floue (mauvais)
• [ ] Salle ou bureau chantier avec 4G
• [ ] Liste participants signée (présence = preuve formation audit)

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Fiche participant : aide-mémoire référent site

Mon chantier en un coup d'œil

1. Ouvrir registre → filtre « [nom chantier] »
2. Trier orange / rouge en premier
3. Relance = 1 clic · Appel = noter dans la ligne

Feux

• Vert : rien à faire sauf contrôle aléatoire
• Orange : relancer sous 3 jours
• Rouge : relance + appel sous 48 h · si > 15 j → escalade Achats/DAF

Qualité photo (rappel prestataire)

Table · lumière · page entière · code sécurité visible · < 10 Mo

Escalade (cocher et ouvrir ticket)

• [ ] Rouge > 15 j + lot actif
• [ ] Refus explicite de déposer
• [ ] SIREN ≠ contrat
• [ ] Document suspect

Contacts

Quiz validation (réponses animateur)

1. Orange → relance sous 3 j
2. Champ « note » ou « historique » de la ligne prestataire
3. Achats + copie DAF (ticket registre)

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Modèle émargement (à archiver QSE / Achats)

Session : Formation référent site collecte pièces · Date : ___/___/____ Chantier : _________________ · Animateur : _________________

Prochaine révision : +6 mois ou changement référent

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