Inspection du travail et sous-traitance : quels documents exiger et produire

Inspection du travail et sous-traitance : quels documents exiger et produire

Deux moments, deux listes

Pendant la visite : l'inspecteur peut demander des documents immédiats. Votre responsable site doit connaître le périmètre légal de remise (contrats, registre vigilance, liste entreprises présentes). Pas de déclaration au nom du prestataire sur ses salariés.

Un contrôle inspection du travail chez votre sous-traitant ou sur votre site déclenche une course aux pièces. Le DAF et le responsable Achats doivent savoir quoi demander au prestataire, quoi produire aux agents, et quoi refuser de commenter. Une liste structurée évite les oublis qui alimentent ensuite la mise en demeure URSSAF.

Ce guide liste les documents par catégorie. Il s'inscrit dans la séquence d'urgence ouverte par les 72 premières heures et prépare l'export registre avant toute audience.

Après la visite : vous reconstituez le dossier complet pour l'interne, l'avocat et l'URSSAF si elle suit. C'est là que la liste exhaustive compte.

Catégorie 1 : documents contractuels

À exiger du prestataire sous quarante-huit heures :

• Contrat de sous-traitance ou marché signé, avec avenants.
• Bons de commande couvrant la période de contrôle.
• Devis ou lettre de mission décrivant le périmètre des prestations.
• Clause de vigilance L.8222-1 si insérée au contrat-cadre.
• Déclarations de sous-traitants de rang 2 (noms, SIREN, nature des tâches).

Côté donneur d'ordre, tenez prêts :

• Votre contrat-cadre fournisseur type.
• Historique des commandes sur le SIREN visé (export ERP).
• Correspondance sur les exigences documentaires (charte sous-traitance envoyée).

Ces pièces prouvent le cadre dans lequel vous avez sollicité les attestations. Elles ne remplacent pas la vigilance, mais elles montrent une organisation cohérente.

Catégorie 2 : registre L.8222-1 et attestations URSSAF

Documents centraux pour la solidarité financière :

• Attestations de vigilance D.8222-5 sur toute la période d'intervention (pas seulement la dernière).
• Traces de vérification du code de sécurité (date, opérateur, résultat).
• Liste nominative des salariés étrangers en détachement, si applicable.
• Attestations de détachement ou documents équivalents.
• Registre de vigilance exporté avec statuts feux, relances et dates de validation.

L'obligation de vigilance URSSAF impose ces éléments semestriellement. En urgence, l'export doit couvrir exactement les mois visés par le contrôle, pas une photographie « au jour de l'export ».

Voir exporter registre diligence avant audience pour le contenu minimal.

Catégorie 3 : documents sociaux du prestataire

À demander au sous-traitant (sous réserve de ce qu'il accepte de transmettre ; l'inspecteur peut les obtenir directement chez lui) :

• Registre du personnel du prestataire (extraits ou attestations).
• Contrats de travail ou bulletins sur la période (échantillon si volume important).
• Déclarations URSSAF nominatives (DSN) sur les mois concernés.
• Attestation URSSAF de régularité (distincte de la vigilance, mais parfois demandée).
• Liste des intérimaires présents sur votre site avec nom de l'agence.

Ne promettez pas à l'inspection de produire des documents que seul l'employeur détient légalement. Vous pouvez attester de votre demande et de la réponse ou du silence du prestataire.

Catégorie 4 : preuves terrain sur votre site

Documents internes à mobiliser rapidement :

• Registre d'coordination sécurité / entreprises présentes (BTP, industrie).
• Badgeuses, plannings de présence, registres visiteurs.
• Consignes d'accès et procédures d'accueil sous-traitants.
• Comptes-rendus de réunion chantier mentionnant les effectifs.
• Photos datées d'affiches obligatoires (si pertinent).

L'écart entre le registre documentaire et l'effectif badgeuse est un signal que l'inspecteur et l'URSSAF exploitent. Croisez les deux avant de répondre.

Catégorie 5 : relances et diligence

Preuves de votre activité de contrôle :

• Mails de relance pour attestations expirées (avec accusés).
• Captures portail de dépôt montrant sollicitations et refus.
• Comptes-rendus d'appels téléphoniques datés (même sommaires).
• Notes internes de passage en feu rouge et mesures associées (blocage BC).

La chronologie des relances consolide ces éléments en un seul document défendable.

Catégorie 5 bis : documents inspection et URSSAF

Si le contrôle a déjà eu lieu :

• Copie du procès-verbal si remis au prestataire ou à vous.
• Convocations reçues.
• Courriers URSSAF déjà échangés sur le même SIREN.
• Observations écrites déjà envoyées.

Liez chaque document à une date et un interlocuteur. Le dossier « inspection → URSSAF » peut s'étaler sur douze à dix-huit mois.

Ce que vous ne devez pas produire sans cadre

• Données personnelles hors périmètre du contrôle (salariés propres non concernés).
• Documents couverts par le secret des affaires sans accord juridique.
• Déclarations écrites improvisées sur les pratiques du prestataire (« nous certifions qu'il n'y avait pas de travail dissimulé »).

En cas de doute pendant la visite, le responsable site reporte à Juridique et DAF. « Je transmets votre demande à mon siège sous le délai légal » est une réponse acceptable.

Modèle de mail d'exigence au prestataire (J+1)

Envoyez sous quarante-huit heures une demande structurée listant les catégories 1 à 3, avec date limite de réponse et mention des conséquences contractuelles (suspension, résiliation). Horodatez. Relancez à J+5 si silence.

Le ton reste ferme et factuel. Vous n'êtes pas en négociation commerciale, vous constituez un dossier de défense commune ou divergente.

Priorisation si le temps manque

Si vous ne pouvez tout rassembler :

1. Registre L.8222-1 + attestations période visée.
2. Contrats et BC.
3. Relances horodatées.
4. Preuves terrain (badge, planning).
5. Pièces sociales prestataire.

Cette priorisation aligne la défense sur ce que les juges et l'URSSAF regardent en premier.

Lien avec la solidarité financière

L'inspection constate des infractions au Code du travail. L'URSSAF en déduit des cotisations et peut invoquer votre solidarité si la vigilance manquait. Les documents listés ici servent les deux phases.

Le guide risque solidarité et travail dissimulé détaille les scénarios de remontée. En urgence, votre liste de pièces est le premier rempart.

Après constitution du dossier

Une fois la liste cochée à 80 % minimum :

• Transmettez à l'avocat.
• Alimentez la lettre de réponse URSSAF si parallèlement reçue.
• Mettez à jour le registre avec les trous identifiés.

• Si plusieurs prestataires sont visés, activez la priorisation panel.

Livrable à emporter

Liste des pièces, inspection travail et sous-traitance

A. À tenir prêts côté donneur d'ordre (remise inspection / URSSAF)

B. À exiger du prestataire sous 48-72 h

C. Seuils d'alerte

• Moins de 50 % cases A cochées à J+3 : escalade DAF + avocat.
• Silence prestataire sur B1-B4 à J+5 : suspension commande + mail mise en demeure contractuelle.
• Écart effectif badge > 20 % vs liste prestataire : audit terrain immédiat.

D. Index dossier urgence (nommage fichiers)

`[SIREN]_[AAAA-MM]_[type]_[version]`, ex. `123456789_2024-06_attestation-vigilance_v1.pdf`

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